HKActivia Privacy Policy
Last updated: 15 October 2026
HKActivia is the internal HRIS application of PT Hakaaston (HKA) for employees and users registered by the company. This policy explains what data we collect, why, who it is shared with, and your rights, in line with Indonesia's Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection (PDP Law).
1. Data controller
PT Hakaaston (HKA), Jakarta, Indonesia. Data protection contact: helpdesk@hkapt.co.id.
2. Data we collect
| Type of data | Details |
|---|---|
| Account & employment | Name, work email, employee ID, department, position, manager/approver, profile photo (optional), and employment data managed by HR. |
| Location (GPS) | Device coordinates only while you open the attendance screen and clock in/out, to confirm you are within an office area. The app does not track your location in the background. Fake/mock locations may be detected and the attendance rejected. |
| Face photos (biometric) | Selfies taken during face enrollment and at every clock-in/clock-out, to verify that the person clocking in is you. See section 3. |
| Attendance & requests | Clock-in/out times, attendance location, reasons for out-of-office attendance, leave, overtime and expense claims, including attachments you upload. |
| Technical data | IP address, access times and security records (for example face-verification attempts) for security and audit purposes. |
3. Face data (biometric)
- Face data is specific (sensitive) personal data under the PDP Law and is processed only with your consent.
- Selfies are sent through HKA's server to our face-verification provider, Skala Solution, which runs on Microsoft Azure cloud infrastructure, to create and match your face profile.
- HKA does not store selfie photos on its servers. HKA's system stores only the provider's face-profile ID and the verification result (match / no match).
- Face data is used only for attendance verification. It is never used for advertising, never sold, and it is not Apple Face ID.
- You can update your face data at any time in Profile → Face Enrollment, and it can be deleted on request or when your account is deactivated (see section 8).
- Retention: your face profile is kept only while your account is active and your face enrollment remains. It is deleted when you request deletion, when you re-enroll (the old profile is replaced), or when your account is deactivated or deleted.
4. How we use data
- Recording attendance and verifying identity when clocking in/out.
- Approval of leave, overtime, expense claims and attendance by managers and HR.
- Employee administration, system security, fraud prevention and audit.
- Notifications about your requests and company information.
5. Legal basis
Your consent (in particular for face and location data), performance of the employment relationship, the company's legal obligations, and the company's legitimate interest in keeping employee administration secure and orderly.
6. Data sharing
- Within HKA: your manager/approver sees your requests and attendance; HR (HC Admin) manages employment data. Other employees only see directory information (such as name, position, department) as configured by the company.
- Service providers processing data on HKA's behalf:
- Skala Solution (Microsoft Azure): face verification.
- Esri ArcGIS: map display on the attendance screen (receives location coordinates via HKA's server).
- Public authorities, where required by law.
We do not sell your personal data.
7. Storage & security
- Employment and attendance data are stored on servers managed by HKA; face data is managed by the face-verification provider.
- Connections use HTTPS, passwords are stored as hashes, and data access is restricted by role (employee, manager, HR).
- Sensitive data (for example national ID number, tax ID, bank account, tax data, addresses) is not visible to other employees.
- Attendance and employment data are kept for as long as you work at HKA and as required by labour, tax and company record-keeping regulations.
8. Your rights
- Access your personal data and request a copy.
- Correct inaccurate data (through HR/IT or the Profile menu).
- Request deletion of your face data and withdraw consent to face processing. If you withdraw consent, HR will provide an alternative way to record attendance.
- Object to certain processing as provided by the PDP Law.
Send requests to helpdesk@hkapt.co.id. We will respond within the time limits set by applicable regulations.
9. App permissions
- Camera: attendance selfie verification and face enrollment.
- Location: office-area verification when clocking in/out.
- Photos/gallery: choosing a profile photo, face photo or request attachments.
- Notifications (optional): request updates and attendance reminders.
10. Users
The app is only for employees and users registered by HKA and is not intended for children under 18.
11. Changes to this policy
Changes will be published on this page with an updated date. Significant changes will also be announced in the app.
12. Contact
PT Hakaaston (HKA), Jakarta · helpdesk@hkapt.co.id · Monday–Friday, 08:00–17:00 WIB (UTC+7)
Kebijakan Privasi HKActivia
Terakhir diperbarui: 15 Oktober 2026
HKActivia adalah aplikasi HRIS internal milik PT Hakaaston (HKA) untuk karyawan dan pengguna yang didaftarkan oleh perusahaan. Kebijakan ini menjelaskan data apa yang kami kumpulkan, untuk apa, dengan siapa data dibagikan, dan hak Anda, sesuai Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
1. Pengendali data
PT Hakaaston (HKA), Jakarta. Kontak pelindungan data: helpdesk@hkapt.co.id.
2. Data yang kami kumpulkan
| Jenis data | Keterangan |
|---|---|
| Akun & kepegawaian | Nama, email kerja, ID karyawan, departemen, jabatan, atasan/approver, foto profil (opsional), serta data kepegawaian yang dikelola HR. |
| Lokasi (GPS) | Koordinat perangkat hanya saat Anda membuka layar absensi dan melakukan Clock In/Clock Out, untuk memastikan Anda berada di area kantor. Aplikasi tidak melacak lokasi di latar belakang. Penggunaan aplikasi lokasi palsu (mock location) dapat terdeteksi dan absensi ditolak. |
| Foto wajah (biometrik) | Selfie saat pendaftaran wajah dan setiap Clock In/Clock Out, untuk verifikasi bahwa yang absen adalah Anda. Lihat bagian 3. |
| Absensi & pengajuan | Jam masuk/pulang, lokasi absen, alasan absen di luar kantor, pengajuan cuti, lembur, klaim, beserta lampiran yang Anda unggah. |
| Data teknis | Alamat IP, waktu akses, dan catatan keamanan (misalnya percobaan verifikasi wajah) untuk keamanan dan audit. |
3. Data wajah (biometrik)
- Data wajah termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP dan hanya diproses dengan persetujuan Anda.
- Foto selfie dikirim melalui server HKA ke penyedia layanan verifikasi wajah, Skala Solution, yang menggunakan infrastruktur cloud Microsoft Azure, untuk membuat dan mencocokkan profil wajah.
- HKA tidak menyimpan foto selfie di servernya. Yang disimpan di sistem HKA hanya ID profil wajah dari penyedia layanan, serta hasil verifikasi (cocok/tidak cocok).
- Data wajah hanya digunakan untuk verifikasi absensi; tidak digunakan untuk iklan, tidak dijual, dan bukan Face ID milik Apple.
- Data wajah dapat diperbarui kapan saja melalui menu Profil → Face Enrollment, dan dapat dihapus atas permintaan atau saat akun Anda dinonaktifkan (lihat bagian 8).
- Masa simpan: profil wajah hanya disimpan selama akun Anda aktif dan pendaftaran wajah masih ada. Profil dihapus bila Anda meminta penghapusan, bila Anda mendaftar ulang (profil lama diganti), atau bila akun Anda dinonaktifkan/dihapus.
4. Tujuan penggunaan
- Pencatatan kehadiran dan verifikasi identitas saat absensi.
- Proses persetujuan cuti, lembur, klaim, dan absensi oleh atasan dan HR.
- Administrasi kepegawaian, keamanan sistem, pencegahan kecurangan, dan audit.
- Pemberitahuan terkait pengajuan dan informasi perusahaan.
5. Dasar pemrosesan
Persetujuan Anda (khususnya untuk data wajah dan lokasi), pemenuhan hubungan kerja, kewajiban hukum perusahaan, dan kepentingan sah perusahaan dalam menjaga keamanan dan ketertiban administrasi kepegawaian.
6. Pembagian data
- Internal HKA: atasan/approver Anda melihat pengajuan dan absensi Anda; HR (Admin HC) mengelola data kepegawaian. Karyawan lain hanya melihat data direktori (misalnya nama, jabatan, departemen) yang ditentukan perusahaan.
- Penyedia layanan yang memproses data atas nama HKA:
- Skala Solution (Microsoft Azure): verifikasi wajah.
- Esri ArcGIS: menampilkan peta pada layar absensi (menerima koordinat lokasi melalui server HKA).
- Pihak berwenang, bila diwajibkan oleh hukum.
Kami tidak menjual data pribadi Anda.
7. Penyimpanan & keamanan
- Data kepegawaian dan absensi disimpan di server yang dikelola HKA; data wajah dikelola oleh penyedia layanan verifikasi wajah.
- Komunikasi menggunakan HTTPS, kata sandi disimpan dalam bentuk hash, dan akses data dibatasi berdasarkan peran (karyawan, atasan, HR).
- Data sensitif (misalnya NIK, NPWP, rekening, data pajak, alamat) tidak dapat dilihat oleh karyawan lain.
- Data absensi dan kepegawaian disimpan selama Anda bekerja di HKA dan selama diwajibkan oleh peraturan ketenagakerjaan, perpajakan, dan kebijakan arsip perusahaan.
8. Hak Anda
- Mengakses dan meminta salinan data pribadi Anda.
- Memperbaiki data yang tidak akurat (melalui HR/IT atau menu Profil).
- Meminta penghapusan data wajah, dan menarik persetujuan pemrosesan data wajah. Jika persetujuan ditarik, HR akan memberikan cara absensi alternatif.
- Mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu sesuai UU PDP.
Ajukan permintaan ke helpdesk@hkapt.co.id. Kami akan menanggapi sesuai jangka waktu yang diatur peraturan perundang-undangan.
9. Izin aplikasi
- Kamera: selfie verifikasi absensi dan pendaftaran wajah.
- Lokasi: verifikasi area kantor saat absensi.
- Galeri/foto: memilih foto profil, foto wajah, atau lampiran pengajuan.
- Notifikasi (opsional): pemberitahuan pengajuan dan pengingat absensi.
10. Pengguna
Aplikasi hanya untuk karyawan dan pengguna yang didaftarkan oleh HKA, dan tidak ditujukan untuk anak di bawah 18 tahun.
11. Perubahan kebijakan
Perubahan akan diumumkan di halaman ini dengan tanggal pembaruan terbaru. Perubahan penting juga akan diinformasikan melalui aplikasi.
12. Kontak
PT Hakaaston (HKA), Jakarta · helpdesk@hkapt.co.id · Senin–Jumat, 08:00–17:00 WIB