Terakhir diperbarui: 15 September 2026
HKActivia adalah aplikasi Human Resource Information System (HRIS) internal PT Hakaaston / HKA untuk pengguna yang telah didaftarkan / diprovisioning oleh perusahaan (akun dibuat oleh HKA; alamat email login dapat berupa email perusahaan atau email pribadi yang terdaftar, misalnya Gmail). Kebijakan ini menjelaskan data apa yang kami kumpulkan, bagaimana kami menggunakannya, dan hak Anda.
1. Siapa yang mengelola data
Pengendali data: PT Hakaaston (HKA).
Kontak: helpdesk@hkapt.co.id (atau unit HR/IT perusahaan).
2. Data yang kami kumpulkan
- Akun terdaftar: nama, email (perusahaan atau pribadi yang didaftarkan HKA), ID karyawan, departemen, jabatan, dan data HR lain yang diperlukan untuk layanan internal.
- Lokasi (GPS): saat absensi clock-in/out untuk verifikasi area kantor (geofence).
- Foto / kamera: selfie sementara saat absensi dan pendaftaran wajah (face enrollment) untuk membuat atau memverifikasi template wajah.
- Data wajah (face data): lihat bagian 3 di bawah.
- Data absensi & pengajuan: cuti, lembur, klaim, dan aktivitas HR terkait akun Anda.
- Data teknis: log akses aplikasi dan informasi perangkat seperlunya untuk keamanan dan operasional.
3. Data wajah (Face / biometric data)
Fitur verifikasi kehadiran dapat menggunakan kamera untuk selfie. Pemrosesan dilakukan melalui layanan pengenalan wajah yang dikelola HKA (termasuk mitra pemrosesan teknis Skala Solution melalui API gerbang pengenalan wajah), bukan sistem biometrik bawaan perangkat.
3.1 Apa yang dikumpulkan
- Gambar selfie yang diambil saat face enrollment dan saat clock-in untuk verifikasi.
- Referensi identitas wajah di sisi mitra (misalnya face ID) dan/atau template numerik pada sistem HKA — bukan album foto wajah untuk publikasi.
3.2 Tujuan penggunaan
- Mendaftarkan template wajah pengguna yang sudah terdaftar di sistem HR.
- Memverifikasi bahwa orang yang melakukan absensi cocok dengan template yang terdaftar.
- Mencegah penyalahgunaan absensi (misalnya absen oleh orang lain).
Data wajah tidak digunakan untuk iklan, pemasaran, atau profil perilaku di luar keperluan HR/absensi.
3.3 Penyimpanan
Di infrastruktur HKA (termasuk server aplikasi di domain perusahaan, misalnya
activia.hakaaston.co.id) disimpan referensi enrollment (misalnya face ID vendor)
dan data profil terkait. Selfie untuk enroll/verify dikirim secara aman (HTTPS) ke mitra
pemrosesan untuk permintaan tersebut dan tidak disimpan sebagai galeri foto publik di aplikasi.
3.4 Berbagi dengan pihak ketiga
Untuk verifikasi wajah, selfie dapat diproses oleh mitra teknis
Skala Solution (gate-recognition.skalasolution.com)
semata-mata untuk enroll/compare absensi. Kami tidak membagikan data wajah
kepada pengiklan atau pihak ketiga untuk tujuan pemasaran.
Akses internal terbatas pada sistem dan personel yang berwenang untuk operasional HR/IT.
3.5 Retensi dan penghapusan
- Data enrollment wajah disimpan selama akun pengguna aktif dan fitur wajah masih terdaftar.
- Pengguna atau admin dapat mereset / menghapus enrollment wajah sesuai prosedur perusahaan.
- Saat akun dinonaktifkan atau dihapus sesuai kebijakan HR, data wajah terkait akan dihapus atau tidak lagi digunakan untuk verifikasi.
English summary — Face / biometric data
HKActivia may collect a selfie during face enrollment and attendance clock-in. Face matching is processed via HKA-controlled systems and a technical processing partner (Skala Solution face recognition API), not the device’s built-in biometric unlock. We store an enrollment reference (e.g. vendor face ID) in our company database; selfies are transmitted over HTTPS for enroll/verify and are not kept as a public photo gallery. Face data is used only to verify that a registered user is the person clocking in. We do not sell face data and do not share it for advertising or marketing. Enrollment data is retained while the account is active; it can be reset/deleted by the user or administrators, and is removed or disabled when the account is deactivated under HR policy.
4. Bagaimana data lain digunakan
- Verifikasi kehadiran dan layanan HR internal.
- Alur persetujuan atasan / HR (cuti, lembur, klaim, dll.).
- Keamanan sistem dan pencegahan penyalahgunaan absensi.
- Pemenuhan kewajiban administrasi SDM perusahaan.
Kami tidak menjual data pribadi Anda dan tidak menggunakan data untuk iklan pihak ketiga.
5. Penyimpanan & keamanan
Data disimpan di infrastruktur yang dikelola perusahaan (server HKA). Akses dibatasi hanya untuk personel yang berwenang. Password disimpan dalam bentuk hash. Transmisi data melalui koneksi terenkripsi (HTTPS) sejauh tersedia.
6. Berbagi data
Data hanya dibagikan dalam lingkup internal HKA (HR, atasan, sistem yang diperlukan). Kami tidak membagikan data pengguna terdaftar ke pihak eksternal kecuali diwajibkan hukum atau dengan wewenang perusahaan.
7. Hak Anda
Pengguna terdaftar dapat meminta koreksi data melalui HR/IT, dan dapat meminta penghapusan / reset data wajah (face enrollment) sesuai kebijakan perusahaan. Akses aplikasi dapat dinonaktifkan saat status kepegawaian / registrasi berakhir.
8. Izin perangkat
- Kamera — selfie absensi dan pendaftaran wajah.
- Lokasi — verifikasi absensi di area kantor.
- Notifikasi (opsional) — pengingat dan pemberitahuan HR.
9. Perubahan kebijakan
Kebijakan dapat diperbarui. Versi terbaru tersedia di halaman ini. Penggunaan aplikasi setelah pembaruan dianggap menerima kebijakan yang berlaku. Perubahan material terkait data wajah akan dijelaskan di bagian Data wajah sebelum fitur terkait diaktifkan.
10. Kontak
Pertanyaan privasi: helpdesk@hkapt.co.id
PT Hakaaston (HKA) — Jakarta, Indonesia